Часть задач, выполняемых на регулярной основе менеджером по управлению автопарком, можно переложить на программное обеспечение. Платформа управления заявками и один из ее важных компонентов — система «ТМ: Корпоративные поездки» является примером такого программного обеспечения, ее функционал позволяет флит-менеджеру автоматизировать практически все выполняемые им задачи.
Задачи флит-менеджера в организации
Человек, который управляет автопарком, называется fleet-менеджером, и в круг его обязанностей включены все происходящие в автопарке процессы, в том числе:
- Организация бесперебойной работы автомобилей и спецтехники;
- Оптимизация работы водителей, техников, менеджеров и прочих сотрудников, ответственных за эксплуатацию автомобилей;
- Ведение учета расходов на содержание и обслуживание автопарка и предложение мер по их оптимизации;
- Составление отчетов о результатах работы автопарка.
В некоторых случаях флит-менеджер также отвечает за закупку ГСМ и оформление топливных карт в компании, подбор и замену автозапчастей и выбор программного обеспечения. Именно последний пункт может оказаться решающим в работе управляющего автопарком.
Если в компании небольшое количество машин, то одного логиста будет вполне достаточно, чтобы управлять и техникой, и сотрудниками. Но когда автопарк разрастается до десятков автомобилей, неизменно появляются простои в работе, увеличиваются расходы, теряется документация. На этом этапе в автопарке уже необходим специальный программный комплекс, поскольку ведение журналов и заполнение заявок на поездки вручную уже невозможны.
Технологии, которые помогают в управлении автопарком
Система «ТМ: Корпоративные поездки» призвана обеспечить контроль над работой каждого отдельно взятого автомобиля и каждого водителя, а также автоматизировать отчеты и сравнивать прогресс автопарка с предыдущим периодом.
Отслеживание автомобилей реализуется благодаря многочисленным современным датчикам и системам позиционирования (GPS, ГЛОНАСС). Как правило, в автомобиле устанавливаются и эти трекеры, и датчики топливного давления, и CAN-шина, объединяющая все модули хранения и передачи информации в единую систему. С помощью этих приборов все, что происходит с корпоративным автомобилем в пути, становится доступно менеджеру: сколько километров он проехал, сколько топлива потратил, как часто останавливался водитель, брал ли он пассажиров и т.д. Кроме того, программное обеспечение, интегрированное с мобильным телефоном водителя, может оценить его манеру вождения, превышение скорости и частоту остановок, своевременно вмешаться и подать сигнал.
Данные со всех бортовых модулей попадают в компьютер fleet-менеджера с установленным программным обеспечением. Программа фиксирует их, автоматически заполняет бортовой журнал, облегчая работу управляющего.
Кроме того, с помощью системы для управления автопарком менеджер может планировать маршруты заранее, составлять путевые листы, обрабатывать заказы на подачу транспорта за несколько секунд, контролировать расчеты и техническое состояние автомобилей, управлять бюджетом и расходами.
Таким образом программное обеспечение:
- Снижает нагрузку по ведению документооборота;
- Сокращает время на подбор автомобиля и построение маршрута;
- Автоматически отслеживает движение автомобиля по маршруту и корректирует его, если что-то идет не так;
- Формирует отчеты и позволяет вовремя понять, где именно работа автопарка нуждается в пристальном внимании менеджера.
Компании, которые уже внедрили систему «ТМ: Корпоративные поездки» в работу флит-менеджера, отмечают сокращение расхода топлива, снижение затрат на содержание автопарка, в среднем, на 30-40%. Автомобили меньше простаивают и выполняют больше работы за тот же промежуток времени, а менеджеры могут сосредоточиться на более важных задачах, чем заполнение однотипной документации.
